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時間管理學問大

2/11/2018

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文/蔡翊楦 心理顧問

我好不容易安排好某事情要在下午進行,但老闆一通電話進來,就要我趕工做完另一件事情,他每次都說很急很急很急,我只能先把他交代的做完,結果我自己的事情就完全沒時間做,搞到最後只好加班趕工才能交出去。

​
我每天都好忙,為了照顧小孩和處理家裡一堆瑣事,我恨不得自己是千手觀音,才能盡早把事情做完。眼睛一睜開到晚上入睡前,根本沒有一刻可以放鬆。
圖片
常常覺得時間不夠用,巴不得自己有很多分身可供差遣嗎?忙碌的現代生活模式,總是趕得令人頭暈目眩,對於排隊等著你的人事物,你又是怎麼因應和處理呢?

事實上,「時間管理」的議題並不是新鮮事。但對許多人來說,要如何在一件件事務中,安排好適當的先後順序,很多時候其實是無法操之在己的。悲情的「上班族」得遵照上司的指令做事情,無法隨性地按照自己的想法排工作順序,這似乎是常見的狀態。

「全職媽媽/爸爸」的角色看似不需和職場事務扯上邊,卻又因為要顧及生活中的大小事,每天疲於奔命的大有人在。「專職接案的工作者」也可能為了滿足客戶需求,無法任性而為地只照自己的進度走。

不管是怎樣的工作型態,只要面臨有人「插隊」,且對方又是「得罪不起」的人時,多數的人總是無法做到所謂的「拒絕」,只好硬著頭皮把原本的事情擱著,先將對方的東西搞定再說。接下來當然就進到「惡性循環」模式,繼續壓縮時間,把永遠做不完的雜事塞進僅有的空檔裡,回到家後才怨歎自己的工作很爛、怨歎自己的苦命......。

然而,「時間」是公平的,不會因為人種、性別、年齡或階級等不同而有所差別。唯一會造成差距的,是每個人所掌握到的多寡,以及使用的能力。我們無法在僅有的時間裡滿足所有人,能做的只有適度地取捨,讓能力做出最佳的分配和運用。

因此,按照輕重緩急的原則來看,常見的處理順序建議如下:
1.     重要且緊急:燃眉之急、馬上辦。
2.     重要但不緊急:安排時間規劃。
3.     不重要但緊急:立刻花時間做、請人代辦或集中完成。
4.     不重要也不緊急:有空再處理。

其中1和4絕對是毫無疑問的處理方式,但「重要但不緊急」的事情常讓我們誤以為可拖延,然後就一次次地忽視處理的機會,或忽略了逐步建立良好習慣的可能性。等到狀況變得窘迫,才發現為時已晚。而「不重要但緊急」的事情也會讓我們誤以為非得自己來不可,還不斷地期待自己有忍者的分身術,瞎忙一場卻不見得能把事情處理好。

因此,儘管事情的處理順序應如同上述所言,但該如何區分「重要性」才是最根本的。若能注意到重要的事情,適時地擬定目標和計劃,就能避免拖延和造成未來更多困擾的發生。且將事情適度地分出去,不將責任攬在一人身上,也可避免過度耗竭的問題。

例如,在工作中加強英語能力是「重要但無法立即完成」、「亦非須列入緊急狀況」的項目,我們常常會因為惰性(或太人性化地對待自己),而一再將此項目延後進行。若想減少問題重複發生的機會,可試著運用零碎的時間,也許是搭車的時刻、看電視時的廣告時段,或其它可用的3、5分鐘時光…….,就算只是聽首英文歌、或看篇英語短文、漫畫,甚至是多認識幾個單字,這些小小的行動皆有助於我們朝既定目標邁進,又不用耗費過多時間,何樂而不為?
​
現代人要因應的瑣事多如牛毛,要做好適度的時間管理的確是很不容易的。「管理」不是為了強迫自己變成控制狂,而是在忙碌的生活中,找到適切的「控制感」,這才是「管理」的本意。同時,別忽略每天都能持續的小改變,當微小的動作累積久了,養成良好的習慣,一定也會造就更多改變的。
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