文/蔡翊楦 心理顧問

我好不容易安排好某事情要在下午進行，但老闆一通電話進來，就要我趕工做完另一件事情，他每次都說很急很急很急，我只能先把他交代的做完，結果我自己的事情就完全沒時間做，搞到最後只好加班趕工才能交出去。

​我每天都好忙，為了照顧小孩和處理家裡一堆瑣事，我恨不得自己是千手觀音，才能盡早把事情做完。眼睛一睜開到晚上入睡前，根本沒有一刻可以放鬆。

常常覺得時間不夠用，巴不得自己有很多分身可供差遣嗎？忙碌的現代生活模式，總是趕得令人頭暈目眩，對於排隊等著你的人事物，你又是怎麼因應和處理呢？

事實上，「時間管理」的議題並不是新鮮事。但對許多人來說，要如何在一件件事務中，安排好適當的先後順序，很多時候其實是無法操之在己的。悲情的「上班族」得遵照上司的指令做事情，無法隨性地按照自己的想法排工作順序，這似乎是常見的狀態。

「全職媽媽／爸爸」的角色看似不需和職場事務扯上邊，卻又因為要顧及生活中的大小事，每天疲於奔命的大有人在。「專職接案的工作者」也可能為了滿足客戶需求，無法任性而為地只照自己的進度走。

不管是怎樣的工作型態，只要面臨有人「插隊」，且對方又是「得罪不起」的人時，多數的人總是無法做到所謂的「拒絕」，只好硬著頭皮把原本的事情擱著，先將對方的東西搞定再說。接下來當然就進到「惡性循環」模式，繼續壓縮時間，把永遠做不完的雜事塞進僅有的空檔裡，回到家後才怨歎自己的工作很爛、怨歎自己的苦命......。

然而，「時間」是公平的，不會因為人種、性別、年齡或階級等不同而有所差別。唯一會造成差距的，是每個人所掌握到的多寡，以及使用的能力。我們無法在僅有的時間裡滿足所有人，能做的只有適度地取捨，讓能力做出最佳的分配和運用。

因此，按照輕重緩急的原則來看，常見的處理順序建議如下：
1.     重要且緊急：燃眉之急、馬上辦。
2.     重要但不緊急：安排時間規劃。
3.     不重要但緊急：立刻花時間做、請人代辦或集中完成。
4.     不重要也不緊急：有空再處理。

其中1和4絕對是毫無疑問的處理方式，但「重要但不緊急」的事情常讓我們誤以為可拖延，然後就一次次地忽視處理的機會，或忽略了逐步建立良好習慣的可能性。等到狀況變得窘迫，才發現為時已晚。而「不重要但緊急」的事情也會讓我們誤以為非得自己來不可，還不斷地期待自己有忍者的分身術，瞎忙一場卻不見得能把事情處理好。

因此，儘管事情的處理順序應如同上述所言，但該如何區分「重要性」才是最根本的。若能注意到重要的事情，適時地擬定目標和計劃，就能避免拖延和造成未來更多困擾的發生。且將事情適度地分出去，不將責任攬在一人身上，也可避免過度耗竭的問題。

例如，在工作中加強英語能力是「重要但無法立即完成」、「亦非須列入緊急狀況」的項目，我們常常會因為惰性（或太人性化地對待自己），而一再將此項目延後進行。若想減少問題重複發生的機會，可試著運用零碎的時間，也許是搭車的時刻、看電視時的廣告時段，或其它可用的3、5分鐘時光…….，就算只是聽首英文歌、或看篇英語短文、漫畫，甚至是多認識幾個單字，這些小小的行動皆有助於我們朝既定目標邁進，又不用耗費過多時間，何樂而不為？
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現代人要因應的瑣事多如牛毛，要做好適度的時間管理的確是很不容易的。「管理」不是為了強迫自己變成控制狂，而是在忙碌的生活中，找到適切的「控制感」，這才是「管理」的本意。同時，別忽略每天都能持續的小改變，當微小的動作累積久了，養成良好的習慣，一定也會造就更多改變的。